Neuer Antrieb im HSE-Management

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Wie erreicht eine weltweit agierende Unternehmensgruppe höchste Sicherheitsstandards und globale Rechtskonformität? Können alle Prozesse für Arbeitssicherheit und Umweltmanagement standortübergreifend integriert werden - unabhängig von lokalen Unterschieden in Sprache, Management und HSE-Kultur?

Das österreichische Industrie- und Technologieunternehmen Miba stellte sich diese Fragen und definierte daraus seine Anforderungen für die Wahl einer passenden HSE-Software. Mit der Entscheidung für Quentic erhielt Miba eine Plattform, auf der jeder der über 7500 Mitarbeiter zum Erreichen der wichtigen Ziele im Arbeitsschutz beitragen kann. Gestiegene Ereignismeldungen, die Senkung der Unfallquote auf unter 1 Prozent, standardisierte HSE-Prozesse und Rechts- sowie Arbeitssicherheit während der Corona-Pandemie sind nur einige der erreichten Meilensteine.

Über die Miba AG  

Miba ist mit mehr als 30 Produktions- und Vertriebsstandorten in Europa, Nord- und Südamerika sowie Asien vertreten. Für die Technologiegruppe hat der Respekt vor Menschen, Natur und Gesellschaft zentrale Bedeutung. Die Unternehmensmission „Technologies for a cleaner planet“ bezieht sich dabei nicht nur auf Mibas Produkte, die Maschinen effizienter und umweltfreundlicher machen, sondern auch auf interne Prozesse, die kontinuierlich ressourcenschonend optimiert werden. Im Fokus des Arbeits- und Gesundheitsschutzes steht ferner, sämtliche Prozesse für Mibas Mitarbeiter sowie das gesamte Ökosystem so risikoarm wie möglich zu gestalten und Rechtskonformität in jeder Hinsicht zu gewährleisten. Dieser globale Anspruch benötigt einen holistischen Gesamtüberblick über alle HSE-Themen und diesen erhält Miba mit der integrierten Softwarelösung Quentic, mit der sich komplexe Strukturen abbilden und inhaltlich verknüpfen lassen.

Software-Einführung als strategischer Change-Prozess

„Wir standen vor der großen Herausforderung, Mitarbeiter rund um den Globus dazu zu bringen, Veränderungen anzunehmen und Vorfälle selbstständig zu melden. Da reichte es nicht, eine HSE-Software zu erwerben und zur Verfügung zu stellen. Die Einführung war ein strategischer Change-Prozess und brauchte zwischenmenschliches Fingerspitzengefühl sowie aktive Kommunikation.“  

Franz Almhofer-Amering ist Corporate HSE & Facility Manager bei Miba und hat die Einführung von Quentic strategisch begleitet. Die frühe Einbindung der lokalen HSE-Experten als Key-User sowie das schrittweise und lösungsorientierte Einbeziehen aller restlichen Mitarbeiter und Standorte erwiesen sich dabei als Schlüssel zum Erfolg. Miba testete und optimierte die gesamte Nutzung sämtlicher Module von Quentic zunächst am österreichischen Standort, wo das HSE-Management und die Sicherheitskultur bereits sehr fortgeschritten waren. Ausgehend von den Erfahrungen der dortigen Experten erfolgte anschließend das globale Roll-out inkl. Anpassungen an lokale Gegebenheiten. Als erstes Etappenziel setzte sich Almhofer-Amering die Einführung des Moduls Arbeitssicherheit an allen Standorten und eine entsprechende Prozessvereinheitlichung. Für diese Phase, in der jeder Schritt weitreichende Konsequenzen trägt und nur schwer rückgängig zu machen ist, stand Miba ein kompetenter Quentic Consultant zur Seite.

Arbeitssicherheit  

Rund um den Globus hat jeder Miba-Mitarbeiter im Arbeitsalltag mit dem Thema Incident Management Berührungspunkte. Für die erste konzernweite Prozessvereinheitlichung wählte Herr Almhofer-Amering daher das Modul Arbeitssicherheit. Durch die einfache Bedienung und integrierte Mehrsprachigkeit der Software konnten bisherige Barrieren auf ein Minimum gesenkt werden. Entsprechend positiv entwickelte sich das Meldeverhalten und eine konstruktive Fehlerkultur entstand.

In den ersten Geschäftsjahren mit Quentic und seit der Ausarbeitung des gemeinsamen Standards zum Thema Ursachenanalyse, Gefährdungsbeurteilung und Ableitung der Maßnahmen konnte die Zahl der meldepflichtigen Unfälle pro 1000 Mitarbeiter von 12 auf 7 gesenkt werden. Es wurden etwa 40 schwere Unfälle verhindert.  

Gefahrstoffe

Miba versteht HSE-Management als Service, der eine Schnittstelle in allen Prozessen braucht, um Silodenken aufzubrechen und jeden Mitarbeiter zu erreichen. Besonders im Umgang mit Gefahrstoffen benötigt es hierfür größtmögliche Transparenz, die es seit der Einführung von Quentic auch erreicht. Die Software ermöglicht Zugang zu allen Sicherheitsdatenblättern für alle Mitarbeiter und in allen Sprachen. So kann jederzeit schnell auf aktuelle Informationen zugegriffen werden.  

Gleichzeitig ermöglichen die individuell bestimmbaren Prüf- und Freigabeprozesse, dass der Einsatz von Gefahrstoffen systematisch erfasst und nur für bestimmte Anwendungsbereiche und Personen ermöglicht wird. Von der gesteigerten Transparenz profitieren auch andere Abteilungen. So kann zum Beispiel der Einkauf in der Quentic Software nachvollziehen, wer berechtigt ist, bestimmte Stoffe zu bestellen. 

Globale Rechtskonformität

Eine der größten Herausforderungen für Mibas globale Aktivitäten ist die rasante Dynamisierung und Veränderung der Compliance-Welt. Durch Quentics internationales Partnernetzwerk kann die Unternehmensgruppe allen lokalen Anforderungen gerecht werden. Für den Standort Österreich wird das Rechtskataster durch einen lokalen Partner regelmäßig überprüft und aktualisiert. Im internationalen Kontext nutzt Miba den Regulatory Forecaster Service des Quentic Partners Enhesa. So wird das Unternehmen unverzüglich über Änderungen und Anpassungen informiert. Heute hat Miba Rechtspflichten nicht nur im Blick, sondern kann über Dashboards und Analysemöglichkeiten auf jede Anfrage eine gerichtsfeste Dokumentation erzeugen.  

Mit Quentic durch die COVID-19-Pandemie

Bereits im Frühjahr 2020 arbeiteten zwei Drittel aller Mitarbeiter an einem Standort mit Quentic. Beim Ausbruch der Corona-Pandemie bewies die Software-Lösung ihre Stärke und das Modul Risks & Audits wurde konzernweit verpflichtend für COVID-19 Sicherheitsbegehungen eingesetzt. Diese Maßnahme führte nicht nur zur globalen Arbeits- und Rechtssicherheit während der Krise, sondern beschleunigte auch den internationalen Roll-Out der Softwarelösung. Standorte, die bis dahin noch nicht oder wenig mit Quentic gearbeitet hatten, erkundigten sich nach weiteren Einsatzmöglichkeiten. So hat die Pandemie die Digitalisierung und Vereinheitlichung der HSE-Prozesse bei Miba schneller vorangebracht als ursprünglich geplant. “Das positive Feedback der internationalen Kollegen hat uns in unserer Wahl bestärkt. Wir werden schnellstmöglich auch weitere Funktionalitäten über den österreichischen Standort hinaus bereitstellen.”, sagt Almhofer-Amering.