Ihr Business Continuity Plan (BCP) in Zeiten unsicherer Energieversorgung

10 Minuten05.05.2023

Im Rahmen ihrer ESG-Strategie setzen sich viele Unternehmen intensiv mit bewusster Ressourcenverwendung und Energiesparmaßnahmen auseinander. Wer hier rechtzeitig gehandelt und präventive Maßnahmen ergriffen hat, war zu Beginn der Energiekrise klar im Vorteil. Die Frage nach Auswahl, Kosten und Verfügbarkeit der Energieträger ist heute mehr denn je von Bedeutung: Unternehmen sind mit Verknappung, Preisanstiegen, Ausfallrisiken sowie prinzipieller Unabsehbarkeit und daraus resultierender Verunsicherung konfrontiert.

Expertinnen und Experten halten das Risiko für Energiemangellagen und Netzüberlastungen aktuell für eher unwahrscheinlich.¹ Umfangreiche präventive Maßnahmen für Versorgungssicherheit und Black-Out-Sicherheitsmaßnahmen werden umgesetzt, aber dennoch: Ausgeschlossen werden kann ein Ausfall der Gas- und Elektrizitätslieferungen auch in Deutschland nicht. Nicht zuletzt die infolge des Klimawandels immer häufiger auftretenden Extremwetterereignisse oder auch terroristische Angriffe bringen kritische Infrastrukturen in Gefahr.

Business Continuity Planning – Betriebliches Kontinuitätsmanagement

Diese Managementmethode soll es ermöglichen, bei Krisen oder unvorhersehbaren und erschwerenden Bedingungen die Geschäftstätigkeit fortzuführen bzw. so schnell wie möglich wieder aufzunehmen. Eine ganzheitliche Methode, die Strategien, Pläne und Maßnahmen beinhaltet, um auf Krisen vorbereitet zu sein, z. B. durch alternative Abläufe bei Unterbrechungen kritischer Geschäftsprozesse. Unternehmen und ihre Mitarbeitenden sollen durch betriebliches Kontinuitätsmanagement bzw. durch vorausschauendes Business Continuity Planning vor Risiken, Schäden und Verlusten geschützt werden und diese möglichst minimieren.

7 Schritte zur Resilienz Ihres Unternehmens in Krisenzeiten

Um einen Business Continuity Plan für Ihr Unternehmen zu entwickeln, ihn erfolgreich zu etablieren und alle relevanten Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt zu informieren, ist es ratsam, sich an folgenden Schritten zu orientieren. Mit Klick auf einen der 7 Schritte gelangen Sie zum jeweiligen Inhalt:

Schritt #1: Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten abstecken

Schritt #2: Anforderungsanalyse

Schritt #3: Kritische Anlagen und Prozesse identifizieren

Schritt #4: Business Impact Analyse durchführen

Schritt #5: Entscheidungen über Maßnahmen am Standort treffen

Schritt #6: Kommunikationsstrategie entwickeln

Schritt #7: Maßnahmen in der Lieferkette treffen

Schritt #1: Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten abstecken

Im Rahmen Ihres betrieblichen Kontinuitätsmanagements ist es wichtig, dass über die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen Klarheit herrscht: Wer ist für technische Belange zuständig? Wer für kaufmännische Fragen und den Energieeinkauf? Wer für rechtliche Aspekte? Legen Sie auch Ihre Kommunikations- und Entscheidungswege fest und setzen Sie Zeitpläne auf. Kommunizieren Sie transparent und verbindlich.

Schritt #2: Anforderungsanalyse

Eine Task Force sollte anschließend die weiteren Planungen und Aktivitäten übernehmen. Hierzu gehört es, die für Ihr Unternehmen spezifischen Anforderungen zu definieren. Dazu bedarf es einer Anforderungsanalyse: Welche technischen und rechtlichen Anforderungen sind für Ihr Unternehmen zu beachten? Welche Energieflüsse gibt es? Welche Energieträger werden eingesetzt? Und welche Großverbraucher (SEUs) sind vorhanden?

Um herauszufinden, welche technischen Aspekte zu berücksichtigen sind, müssen Sie diese prüfen: Neben dem Mindestbedarf an Energie und besonderen Anlagencharakteristika sollten Sie auch die nötigen Vorlaufzeiten für Akutmaßnahmen bzw. die An- und Abfahrzeiten sowie dementsprechende Kosten klären. Im Hinblick auf rechtliche Anforderungen sollten Sie genehmigungsrechtliche Anforderungen (z.B. das Bundes-Immissionsschutzgesetz beim Brennstoffwechsel) sowie Verträge mit Lieferanten und Kunden analysieren (z. B. Energielieferverträge, Abnahme- und Lieferverpflichtungen in der Lieferkette u. a.). Mit dieser Anforderungsanalyse legen Sie den Grundstein für den nächsten Schritt auf Ihrem Weg zum krisenfesten Business Continuity Plan.

Schritt #3: Kritische Anlagen und Prozesse identifizieren

Dieser Schritt ist besonders wichtig, um Ihre kritischen Infrastrukturen (KRITIS) zu identifizieren. Kritische Infrastrukturen sind bei einem Ausfallereignis von besonderer Bedeutung für Ihre Wirtschaftsaktivitäten oder tragen sogar besondere gesellschaftliche Bedeutung, wenn Sie „systemrelevante“ Güter oder lebensnotwendigen Vorprodukte herstellen. Für Ihren Business Continuity Plan benötigen Sie ein Kataster dieser kritischen Anlagen und Prozesse. Informationen zu Lastgängen und abschaltbaren Anlagen sollten Sie Ihrem Energiemanagement entnehmen können.

Schritt #4: Business Impact Analyse durchführen

Für verschiedene Ausfallszenarien – z. B. unterschiedliche Umfänge und Zeitrahmen von angeordneten Lastabwürfen – kann Ihnen eine Business Impact Analyse (BIA) dabei helfen, (finanzielle) Schäden infolge von mittel- und längerfristigen Produktionsausfällen zu eruieren. Beachten Sie beim Brainstorming der Auswirkungsanalyse neben den betriebswirtschaftlichen Auswirkungen von Anlagenausfällen und technischen Auswirkungen auf Produkte, Anlagen und Rohstoffe auch kundenbezogene Aspekte in Lieferkette und Vertragsbeziehungen, Reputation und Image Ihres Unternehmens, ökologische und gesundheitliche Aspekte.

Im Rahmen der Business Impact Analyse können Sie Toleranzgrenzen festlegen, die beschreiben, wie lange eine Geschäftsunterbrechung toleriert werden kann, bevor bedeutende oder existenzielle Schäden auftreten. Diese Toleranzgrenzen werden in spezifische Indikatoren übersetzt, die Ihnen dabei helfen, Entscheidungen und Präventivmaßnahmen vorzubereiten und zu legitimieren. Beispiele für diese Indikatoren sind u. a. Maximum Tolerable Period of Disruption (MTPD), Minimum Business Continuity Objective (MBCO), Recovery Time Objective (RTO). Eine Business Impact Analyse unterstützt Sie auch dabei, Überbrückungsmöglichkeiten zu identifizieren, etwa Kapazitätsreserven und Lager oder redundante Versorgungssysteme und Optionen zur Notversorgung.

Schritt #5: Entscheidungen über Maßnahmen am Standort treffen

Mithilfe der BIA können Sie entscheiden, unter welchen Kosten Sie welche Maßnahmen am Standort ergreifen müssen, um eine Betriebsunterbrechung zu beheben oder wie Sie anderweitig mit der Situation umgehen. Die betrifft vor allem die Sofortmaßnahmen zur Gefahrenabwehr, der Betriebssicherung im Falle eines eingeschränkten Energiebezuges sowie ein Lastmanagement bzw. eine Allokation von reduzierten Energiemengen auf bestimmte Anlagen. Eine kritische Anlage beim längeren Ausfall der Energieversorgung sind etwa Schmelzwannen, bei denen z. B. durch Schrägstellung verhindert werden muss, dass geschmolzenes Material erkaltet und festbäckt.

Schritt #6: Kommunikationsstrategie entwickeln

Die Aufgabe, bestimmte Stakeholder zu informieren, sollten Sie nicht vernachlässigen. Halten Sie im speziellen Kontakt mit dem Bundeslastverteiler (Bundesnetzagentur) und regionalen Lastverteilern – in der Regel sind dies die Übertragungsnetzbetreiber bzw. die Energieversorger. Darunter fallen zumindest Datenabfragen der Bundesnetzagentur (BNetzA) oder Schutzanträge an die BNetzA. Die notwendigen Kontaktdaten und Erreichbarkeiten sollten Sie dafür immer zur Hand haben.

Entwickeln Sie eine souveräne Kommunikationsstrategie, um Lieferanten und Kunden über drohende Produktionsausfälle zu informieren und um gemeinsam zu klären, wie hiermit bei bestehenden Abnahme- oder Lieferverpflichtungen umzugehen ist. Dafür kann es erforderlich sein, Informationsschreiben – sogenannte „Schutzschriften“ bzw. „Schutzanträge“ – zu versenden oder aber eine individuelle Detailabstimmungen mit Behörden, Energieversorgungsunternehmen oder Geschäftspartnern zu treffen.

Diese Fragen sollten Sie sich bei der Entwicklung Ihrer Kommunikationsstrategie stellen:

• Wann sollten Sie wen über drohende Produktionsausfälle informieren? 

• Wie gehen Sie mit abgegebenen Garantien um? 

• Welche Multiplikatoren in Verbänden und Politik können Ihnen in der Krisensituation helfen? 

• Wie können Sie, als Unternehmen, Ihre Systemrelevanz nach außen darstellen? 

Schritt #7: Maßnahmen in der Lieferkette treffen

Es kann sein, dass weitergehende Maßnahmen in der Lieferkette nötig werden, wenn etwa bestehende Verträge nachverhandelt werden sollten, um Leistungsverweigerungsrechte bei höherer Gewalt oder auch die Option zur Weitergabe von Umlagen oder gestiegenen Energiekosten einzuräumen. Letztlich lässt sich durch die beschriebenen Maßnahmen auch ein gewisser Rechtschutz ableiten, denn Sie können damit dokumentieren, dass Sie naheliegende Maßnahmen ergriffen haben, um mit der Energiemangellage umzugehen und um etwaige Schadensersatzansprüche abzuwehren.

So profitieren Sie von einem Business Continuity Plan

Mithilfe eines Business Continuity Plans agieren Sie souverän bei unvermeidbaren Bedrohungen wie länger andauernden Stromausfällen: Sie identifizieren besonders kritische Anlagen und Prozesse, formulieren und kommunizieren Akutmaßnahmen. Damit schützen Sie Ihr Unternehmen vor Unterbrechung elementarer Prozesse, Liefer- und Produktionsketten und reduzieren kostenintensive Schäden, Umsatzeinbußen und Schadensersatzansprüche. Eine integrierte Softwarelösung kann Sie bei der Entwicklung und Umsetzung eines Business Continuity Plans unterstützen, z. B. um komplexe Prozesse abzubilden, Daten vollständig und transparent zu organisieren und alle relevanten Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt zu informieren.