Arbeitsschutzunterweisung: Von der Planung bis zur Nachbereitung

19 Minuten29.09.2019

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, seine Beschäftigten in Sachen Arbeits- und Gesundheitsschutz zu unterweisen. Das schreibt das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) in § 12 vor. Dabei geht es nicht nur darum, Rechtspflichten nachzukommen. Arbeitsschutzunterweisungen sollen Unfälle vorbeugen. Sind Arbeitsschutzunterweisungen gut geplant, praxisnah durchgeführt und spannend aufbereitet, erzielen sie weitere positive Effekte: Mitarbeiter, die wissen, wie sie ihre Gesundheit schützen, machen weniger Fehler, sind motivierter und leistungsfähiger. Sie wollen eine Unterweisung erfolgreich durchführen? Hier finden Sie Tipps:

Gut zu wissen: Unterweisungen ist nicht nur nach ArbSchG Pflicht.

Auch in weiteren Gesetzen und Verordnungen findet sich die Forderung nach Unterweisungen – wie z.B. im § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz, in § 4 DGUV V1 sowie in der Arbeitsstättenverordnung, Betriebssicherheitsverordnung oder der Gefahrstoffverordnung.

Erste Fragen bei der Planung der Arbeitsschutzunterweisung

Im Rahmen der Unterweisung sind Sie als Unterweisender dazu angehalten, die genaue Planung und Durchführung festzulegen. Dies kann in Form von Anweisungen oder Betriebsvereinbarungen mit dem Betriebsrat festgeschrieben werden.

Anlässe zur Arbeitsschutzunterweisung

Unterweisungen können bzw. müssen aus folgenden Anlässen geplant und durchgeführt werden:

Planung und Vorbereitung einer Arbeitsschutzunterweisung

Mithilfe betrieblicher Vorgaben ist es Aufgabe von Führungskräften, Unterweisungen zu planen und durchzuführen. Bei der Planung sollten Sie beachten:

1. Termine der Arbeitsschutzunterweisungen

Grundvoraussetzung: Termine der Unterweisungen sind möglichst so zu planen, dass alle für die Teilnahme vorgesehenen Mitarbeiter auch an der Unterweisung teilnehmen können. Berücksichtigen Sie Ferienzeiten, Spitzenauslastungszeiten der Produktion, usw. Auch die Tageszeit ist für den Erfolg einer Unterweisung nicht unerheblich.

2. Themen der einzelnen Unterweisungen

Wählen Sie neben den Standardthemen (z.B. Neuerungen in Gesetzen und Verordnungen sowie Verhalten bei Unfällen und Notfällen) ein möglichst aktuelles, praxisbezogenes Thema. So steigern Sie die Nachvollziehbarkeit und Relevanz.

3. Kompetenzprüfung

Aus der Auswahl des Unterweisungsthemas ergibt sich die Frage nach der Kompetenz. Folgende Punkte helfen Ihnen bei der Entscheidung, wer die Unterweisung durchführen bzw. unterstützen sollte:

• Kenne ich die Inhalte und die dazugehörigen Unterlagen gut?

• Welche Fragen könnten die Teilnehmer stellen? Kann ich sie alle beantworten?

• Welche angrenzenden Bereiche spielen für das Thema eine Rolle? Habe ich darüber mindestens überblicksartige Informationen?

• Sollte ein Experte zu dem Thema eingeladen werden?

4. Dauer der Unterweisung

Halten Sie Arbeitsschutzunterweisungen möglichst kurz. Mehrere kleine Unterweisungen sind meist wesentlich effektiver als eine langgedehnte Sitzung, die ein breites Themenspektrum umfasst. Letztere überfordert die Teilnehmer oft. Aufnahmefähigkeit und Konzentration der Mitarbeiter lassen mit der Zeit nach, sodass sie die Inhalte der Unterweisung kaum noch verarbeiten können.

5. Teilnehmerkreis

Klar ist: Bei der Festlegung des Teilnehmerkreises müssen Sie sich fragen, für wen das zu unterweisende Thema überhaupt relevant ist. Ebenfalls wichtig sind:

• Welche Vorkenntnisse kann ich von den Teilnehmern erwarten? Wo kann ich bei der Vermittlung der Inhalte anknüpfen?

• Ist der Teilnehmerkreis beruflich und soziokulturell eher homogen oder heterogen? Ist aufgrund der heterogenen Zusammenstellung der Teilnehmer ggf. mit Verständnisschwierigkeiten zu rechnen?

• Könnten Sprachprobleme auftauchen?

6. Ort der Unterweisung

Der klassische Ort der Unterweisung ist meist ein Besprechungsraum. Es kann aber auch der betreffende Arbeitsplatz oder -bereich im Vordergrund stehen. Hier müssen Sie prüfen, ob genügend Platz und evtl. auch eine ausreichende Beleuchtung sowie genügend Ruhe für die Teilnehmer vorhanden ist. Laute Maschinen könnten beispielsweise dazu führen, dass Sie nicht verstanden werden.

7. Didaktische Methode

Das Thema und der Teilnehmerkreis haben Einfluss auf die jeweilige didaktische Methode der Arbeitsschutzunterweisung. Sie können Inhalte auf unterschiedliche Art und Weise vermitteln: 

8. Wirksamkeitskontrolle

Planen Sie zu guter Letzt eine Wirksamkeitskontrolle der durchgeführten Unterweisung ein. Führen Sie einen Test, eine Befragung oder eine praktische Übung durch.

Durchführung einer Arbeitsschutzunterweisung

So selbstverständlich es klingen mag: Seien Sie am Tag der Unterweisung rechtzeitig vor dem geplanten Termin vor Ort. Kontrollieren Sie die Technik in den Räumlichkeiten, um Verzögerungen und Störungen zu vermeiden. Als Unterweisender sind Sie für den reibungslosen Ablauf verantwortlich. Sofern alle wichtigen Rahmenbedingungen (alle Teilnehmer sind anwesend, haben die notwendigen Unterlagen und Materialien, ausreichend Zeit, Beleuchtung und Lautstärke sind angemessen, etc.) erfüllt sind, kann die Unterweisung beginnen.

Eine angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen

Sorgen Sie von Anfang an für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Eine klare, bildhafte, den Teilnehmern angemessene Sprache – angereichert mit vielen Beispielen – hilft bei Vermittlung von abstrakten Sachverhalten. Achten Sie auf Ihren „roten Faden“. Die Praxis zeigt: Der Dialog mit den Teilnehmern ist wichtig, führt aber schnell zu Abweichungen vom Thema. Beziehen Sie Teilnehmer ein. Behalten Sie aber gleichzeitig die Kontrolle und lenken Sie die Aufmerksamkeit wieder auf das ursprüngliche Thema der Unterweisung.

Mit Praxisbezug zum Erfolg

"Sage es mir, und ich werde es vergessen. Zeige es mir, und ich werde es vielleicht behalten. Lass es mich tun, und ich werde es können."
- Konfuzius - 

Ein hoher Praxisbezug mit interaktiver Gestaltung ist besonders wichtig für den Erfolg der Unterweisung. Diskussionen, Gruppenarbeit sowie gemeinsame Übungen verhindern den Eindruck eines schulischen Frontalunterrichts: Die Lernbereitschaft und Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer steigt. Auch das Einbeziehen von internen und externen Experten kann Ihre Unterweisungen verbessern. Es sorgt für Abwechslung; Inhalte werden mit zusätzlichem Gewicht ausstattet. Als Experten können Sie z.B. einladen:

• Sicherheitsbeauftragte

• Fachkräfte für Arbeitssicherheit

• Betriebsärzte

• Aufsichtspersonen der Berufsgenossenschaft (BG)

• Mitglieder der Feuerwehr

Feedback der Teilnehmer

Holen Sie sich ein Feedback der Teilnehmer ein. Dieses sollte möglichst schriftlich mithilfe offener Fragen erfolgen. Diese könnten lauten:

• Was fanden Sie an der Arbeitsschutzunterweisung gut?

• Was hat Ihnen nicht gefallen?

• Was würden Sie sich für die nächste Arbeitsschutzunterweisung wünschen? Was könnte man verbessern?

Wirksamkeitskontrolle

Wie oben bereits beschrieben, ist es wichtig, eine Wirksamkeitskontrolle durchzuführen. Das kann ein kurzer Test sein, ein „Frage-Antwort"-Spiel oder eine nachträgliche Befragung oder Beobachtung. Dokumentieren Sie das Ergebnis schriftlich!

Was muss ich dokumentieren?

Erstellen Sie im Rahmen der Dokumentation ein klassisches Protokoll, aus dem hervorgeht, welche Inhalte in der Unterweisung vermittelt worden sind, wer die Unterweisung durchgeführt hat und wer teilgenommen hat. Der Unterweisende und die Teilnehmer sind dazu angehalten, die besagten Punkte mit ihrer Unterschrift zu bestätigen. Die Wirksamkeitskontrolle wird dem Protokoll angehängt.

Nachbereitung einer Arbeitsschutzunterweisung

Nach jeder Unterweisung sollten Sie zeitnah eine Auswertung der Wirksamkeitskontrolle vornehmen, aus der auch die Defizite hervorgehen. Sollten Sie feststellen, dass die Arbeitsschutzunterweisung nur eine sehr geringe Wirkung auf das Verhalten der Teilnehmer hat, ist eine baldige Wiederholung des Themas ratsam. Prüfen Sie für die Wiederholungsunterweisung auf jeden Fall die bisherige Methode.

Unser Tipp zu unterschiedlichen Arten von Feedback

Bei Wiederholungsunterweisungen kann das Aufzeigen von Konsequenzen bei weiterem Missachten der Sicherheitsvorschriften notwendig sein. Auch Einzelgespräche und Kurzsicherheitsgespräche kommen in Frage. Sie sollten Sich aber auch fragen, ob Sie Unterweisende so langfristig motivieren können. Um eine zielführende Sicherheitskultur zu etablieren, müssen Führungskräfte Mitarbeiter auch positiv bestärken. Leitenden Führungskräften muss dabei geholfen werden, im Sinne einer authentischen und sichtbaren Safety Leadership zu agieren. Sie wollen mehr über dieses Thema erfahren? Im Safety Management Trend Report erläutern führende Experten aus unterschiedlichen Ländern diese und weitere Themen aus dem Bereich Arbeitssicherheit.

Klar ist: Die Ergebnisse der Wirksamkeitskontrolle sind die Grundlage für die Planung weiterer Arbeitsschutzunterweisungen. Ebenso sollte selbstverständlich das Teilnehmerfeedback in die weitere Planung einfließen. Vor allem für die Auswahl zukünftiger Themen sind die Wünsche der Teilnehmer spannend. Werden Wunschthemen in den folgenden Unterweisungen berücksichtigt, ist damit zu rechnen, dass die Bereitschaft zur Mitarbeit höher ist und dadurch ein besserer Lerneffekt erreicht wird.

Ergänzende Maßnahmen

Ergänzend zu den gesetzlich vorgeschriebenen regelmäßigen Arbeitsschutzunterweisungen bietet es sich aus genannten Gründen an, weitere Maßnahmen durchzuführen. Das können sein:

Software für Online-Unterweisungen

Eine Software für Online-Unterweisungen kann Ihr Unterweisunsmanagement noch effektiver machen. Gestalten Sie multimediale Lerneinheiten, die bequem per PC abgerufen werden – zeit- und ortsunabhängig. Sämtliche Informationen können Anwender digital als ansprechende Online-Präsentationen bereitstellen. Der Vorteil: Lästige Terminabsprachen entfallen, denn Mitarbeiter können Fortbildungen individuell in ihren Tagesablauf integrieren. Auch Unterweisungen für Besucher und Fremdfirmen sind gut organisiert. Darüber sehen Sie auf einen Blick, wer welche Qualifikation erhalten hat – und dies bei der weiteren Terminplanung berücksichtigen. Damit geht die Ergebnisdokumentation von ganz allein.

Fazit

Sie sehen: Arbeitsschutzunterweisungen müssen nicht staubtrocken und langweilig sein. Mit der richtigen Planung können Sie Beschäftigte vor Schäden bewahren. Ziehen Sie – abhängig vom Teilnehmerkreis und dem jeweiligen Unterweisungsthema – verschiedene Methoden heran. Versuchen Sie, eine interessante Präsenzveranstaltung oder zusätzlich eine spannende Online-Präsentation zu gestalten. Gehen Sie auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Teilnehmer ein. Prüfen Sie, ob Inhalte verstanden wurden und dokumentieren Sie Unterweisungen. So erhöhen Sie die Rechtssicherheit  – und sind auf der sicheren Seite!